Serie: Habilitación del centro de contacto

Organizar la colaboración de las partes interesadas

La colaboración ayuda a su equipo de proyecto a tomar mejores decisiones y ayuda a impulsar la promoción en toda la organización. Este esfuerzo es una forma clave de obtener apoyo para los objetivos del proyecto y garantizar la alineación con su misión y estrategia.

La colaboración es fundamental para implementar nuevas tecnologías porque la configuración debe atender las necesidades de toda la organización y respaldar una amplia gama de procesos y objetivos. En las diferentes fases del proyecto, involucre a diferentes partes interesadas del proyecto de toda la empresa. Es un arte y una ciencia administrar a los miembros del equipo para que trabajen juntos de manera colaborativa.

Asegúrese de que los miembros de su equipo principal se reúnan con regularidad y de que establezcan rápidamente normas y expectativas de trabajo compartidas. Solicite e incorpore aportes de una amplia variedad de partes interesadas, además de los miembros del equipo central. No es imperativo que todas las partes interesadas del proyecto asistan a todas las reuniones y contribuyan a todas las decisiones. Sin embargo, es importante que se comuniquen durante todo el proyecto para discutir los hitos futuros y contribuir con sus perspectivas únicas sobre las decisiones del proyecto.

Puede resultar tentador limitar el número de personas que participan en el diseño del servicio. Las conversaciones prolongadas y los múltiples niveles de decisiones ralentizan el progreso. El beneficio de solicitar la participación de las partes interesadas en todos los niveles de la organización supera el inconveniente de incluir a varias personas afectadas por el resultado del proyecto.

Preguntas

Analice las siguientes preguntas con su equipo:

¿Existe una cultura de colaboración dentro de su organización? En caso afirmativo, ¿cómo puede esa cultura impulsar los objetivos del proyecto? Si no, ¿cómo puede empezar a crear una cultura más colaborativa utilizando este proyecto como una oportunidad para hacerlo?
¿Ha identificado un equipo central que abarca múltiples departamentos y roles en toda la organización? ¿Tiene las personas adecuadas del negocio? ¿Entienden el flujo de trabajo? ¿Pueden aportar una visión de la experiencia del cliente deseada y el flujo de trabajo óptimo?
¿Ha obtenido el acuerdo y la aceptación de los usuarios finales en TI, el centro de contacto y la empresa que administra y utiliza Genesys Cloud? ¿Entienden esas partes interesadas que sus aportes y colaboración son una parte importante del proceso de implementación y el éxito del proyecto?
¿Cuáles son las oportunidades para crear colaboración en el cronograma y los hitos del proyecto? ¿Cómo puede asegurarse de que todas las partes interesadas tengan la oportunidad de compartir sus puntos de vista?

Comportamiento

Realice las siguientes acciones antes de seguir adelante:

Preparación	Asignado a	Fecha completa
Durante las reuniones del equipo del proyecto interno y del proveedor, defina claramente: ¿Qué quiere decir con la colaboración de las partes interesadas internas y externas? Lo que espera lograr al establecer relaciones de trabajo colaborativo. Cómo espera que el equipo del proyecto y los usuarios trabajen en colaboración.
Reúna a todas las partes interesadas del proyecto con regularidad para revisar la estrategia y la planificación del proyecto. Asegúrese de que las partes interesadas comuniquen el progreso, los hitos, las barreras y las inquietudes pendientes resueltas. Solicite activamente la participación y aportes de los miembros del equipo.
Grabe todas las reuniones, temas de discusión y decisiones. Utilice un portal común o distribución de correo electrónico para organizar los documentos del proyecto y las actas de las reuniones, y proporcione a todas las partes interesadas información sobre la planificación del proyecto y la toma de decisiones.
Cree oportunidades para que los equipos de proyectos colaboren, elimine los silos cuando sea posible y entrene a los miembros del equipo para que amplíen sus habilidades de inclusión y colaboración. Reconozca y recompense la colaboración.

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