Descripción general de la pista de auditoría

Desactivación de funciones: Para más información, ver Deprecación: Funciones de auditoría en documentos.

La pista de auditoría de Documentos proporciona un registro detallado de las acciones realizadas en los archivos de contenido.

SearchAudits1

Para ver los detalles de una auditoría, haga clic en su título. Utilice estas casillas de verificación para mostrar las auditorías que ve.  

Casilla de verificación Descripción
 ShowFailuresOnly Se produce un error cuando una acción iniciada por el usuario no finaliza.
ShowSystemLevelAudits Una auditoría a nivel de sistema muestra una acción de Genesys Cloud que el usuario no inició.

Documents proporciona varios niveles de entradas de pistas de auditoría. Este enfoque garantiza que los usuarios de Genesys Cloud vean el nivel adecuado de información de auditoría.

Este tipo de usuario  Puede ver este tipo de información

empleado

administración
  • Entradas a nivel de documento para archivos en su Mi espacio de trabajo y en el espacios de trabajo grupales Puedes entrar.
  • Entradas a nivel de espacio de trabajo para toda una organización de Genesys Cloud. Estos muestran cuándo se agregan nuevos miembros y cuándo se eliminan archivos, entre otras cosas.
  • Entradas a nivel de sistema para cada espacio de trabajo que administra un administrador.

Documentos crea entradas de seguimiento de auditoría para cada archivo que un usuario carga en un espacio de trabajo. Documentos crea entradas de seguimiento de auditoría a nivel de documento en las siguientes situaciones.

  • Cuando un usuario realiza las siguientes acciones en un archivo, imagen o grabación:
    • Subidas
    • Renombra
    • Se traslada a otro espacio de trabajo
    • Comparte
    • Unshares
    • Faxes
    • Descargas
    • Agrega, edita o elimina una etiqueta de un archivo

Nota:  La pista de auditoría no indica cuándo un usuario cambia un archivo fuente fuera de Genesys Cloud. La pista de auditoría solo captura información sobre cómo trabaja un usuario con un archivo dentro de un espacio de trabajo. Por ejemplo, cuando un usuario descarga un archivo de Word, la función de seguimiento de auditoría crea una entrada que muestra la fecha y hora de la descarga. Sin embargo, si el usuario abre el archivo de Word descargado y cambia algo de verborrea en el archivo descargado, la función de seguimiento de auditoría no rastrea esta actividad.

Nivel de espacio de trabajo Las entradas de la pista de auditoría realizan un seguimiento de la actividad en todo el espacio de trabajo. Documentos crea entradas de seguimiento de auditoría a nivel de espacio de trabajo en las siguientes situaciones.

  • Cuando un espacio de trabajo es:
    • Adicional 
    • Editado (renombrado)
    • Eliminado
  • Cuando el espacio de trabajo miembros están:
    • Adicional 
    • Eliminado
  • Cuando la descripción de un espacio de trabajo es:
    • Adicional
    • Editado
    • Eliminado
  • Cuando los archivos en el espacio de trabajo son:
    • Agregado, ya sea mediante carga directa o porque un usuario movió o copió un archivo
    • Actualizado
    • Compartido 
    • Incompartible
    • Eliminado
  • Cuando etiquetas en el espacio de trabajo son:
    • Adicional 
    • Editado
    • Eliminado

Las entradas de nivel de sistema proporcionan información detallada sobre las operaciones en segundo plano que un usuario no provocó. Para obtener más información sobre cómo ver las entradas a nivel del sistema, consulte Ver la pista de auditoría de un archivo. Para obtener más información sobre cómo puede utilizar la información de auditoría, consulte Resolución de problemas con la pista de auditoría.

Los documentos capturan la siguiente información en las entradas de la pista de auditoría:

  • El objeto sobre el que se actúa
  • El tipo de acción que se está tomando
  • Una descripción de la acción.
  • La fecha y hora de la acción.
  • El nombre de la persona que realiza la acción.
  • Cualquier objeto asociado (por ejemplo, si un usuario elimina un documento que tiene etiquetas asignadas, esas etiquetas se asocian con el documento)
  • Otras transacciones realizadas por el mismo usuario en objetos asociados al mismo tiempo
  • Los valores antiguos y nuevos (para actualizaciones)
  • La aplicación donde ocurrió la acción
  • El nivel de la entrada de auditoría (usuario o sistema)

Si es administrador, puede utilizar las entradas de la pista de auditoría a nivel del sistema para solucionar situaciones como las siguientes:

  • Si un usuario busca un archivo que existe en un espacio de trabajo, pero no puede encontrarlo, examine la pista de auditoría del archivo. Determine si el archivo se cargó correctamente en el espacio de trabajo. Verifique que el archivo se haya indexado correctamente y que el proceso de extracción de texto se haya realizado correctamente. Verifique que Genesys Cloud haya identificado correctamente el tipo de archivo. 
Nota:  La indexación permite que el motor de búsqueda encuentre documentos.
  • Si una miniatura no aparece correctamente para un archivo, verifique si la pista de auditoría incluye una entrada para una creación exitosa de la miniatura.
  • Si una etiqueta no aparece correctamente después de que un usuario la actualizó en un archivo, verifique si hay una entrada de "actualización de etiqueta" y una "entrada de índice" en la pista de auditoría.